Trabalhar de casa é uma das saídas para diminuir o contágio do novo coronavírus e fazer com que a economia não entre em colapso. É assim que a Universidade Católica de Brasília trabalha para dar continuidade ao 1º semestre letivo de 2020

Com a escalada de casos confirmados do novo coronavírus no Brasil a recomendação para evitar aglomerações e diminuir as chances de contágio levou muitas empresas a liberar seus funcionários para fazer home office. Mas, afinal o que é esta prática e como ela está ajudando no combate a proliferação do COVID-19 e fazendo com que a economia continue girando em tempo de crise?

A Universidade Católica de Brasília, estabeleceu, desde os decretos emitidos pelo Governo do Distrito Federal, 10 e 14 de março, que seus gestores e equipes, quando possível, trabalhassem em regime de home office, fazendo, assim, com que a Universidade, um setor importante da nossa sociedade, continue ativa mesmo com o isolamento social, por meio de utilização de meios eletrônicos de comunicação. A UCB organizou sua rotina de marcação de ponto on-line, breves reuniões on-line para alinhar tarefas e potencializou o atendimento via e-mail, para a comunidade acadêmica, e de sua plataforma digital para que professores mantenham o semestre letivo em andamento, com milhares de estudantes assistindo aulas, tomando lições e realizando avaliações via internet.

A Universidade Católica de Brasília desenvolveu um conjunto de ações, chamado de Protocolo de Contingência, que está sendo seguido por estudantes, coordenadores e professores, que tem como propósito manter o cronograma de aulas do primeiro semestre de 2020, dispondo de recursos e ferramentas para a aprendizagem remota. As orientações e atividades estão disponíveis nos ambientes virtuais desde o dia 23 de março.

• Confira aquio Protocolo de Contingência para os cursos de Graduação da UCB.
• Confira aqui o Protocolo de Contingência para os cursos de Pós-Graduação da UCB.
• Confira aquia Portaria 36 da Associação Nacional de Educação Católica do Brasil – ANEC sobre a suspensão excepcional dos prazos para defesa de dissertação ou tese no âmbito dos programas de concessão de bolsas da Capes.

Em nota, o Ministério Público do Trabalho salientou a importância do papel das empresas para gerir crises na saúde pública e lançou recomendações para os empregadores. Segundo o órgão, além de fornecer lavatório com água e sabão e álcool em gel (com concentração 70%), uma medida de segurança é a flexibilidade de jornada, especialmente para trabalhadores com familiares doentes e com crianças que tiveram aulas, creche ou serviços de transporte cancelados.

“O isolamento social gerado pela pandemia tornou o cenário da educação superior ainda mais desafiador para nossa Instituição. Para assegurarmos a continuidade do semestre letivo e cumprirmos os decretos federais, a Universidade Católica de Brasília precisou associar seu know-how e expertise acadêmico pedagógico ao uso de tecnologias educacionais e recursos eletrônicos. Além de reorganizarmos o calendário acadêmico e de termos elaborado um protocolo de contingência para nossos cursos de graduação e pós-graduação, nossos professores e coordenadores estão se empenhando na preparação e na realização de atividades remotas. Não são atividades em EAD simplesmente; o que estamos fazendo é muito mais do que isso. Nossas aulas teóricas têm ocorrido nos dias e nos horários em que elas aconteceriam na modalidade presencial. A diferença é que além da interação, da troca de ideias, do esclarecimento de dúvidas e discussões, essas aulas são gravadas e disponibilizadas no ambiente virtual. Esse recurso é essencial para aqueles estudantes que, por algum motivo, não puderam acompanhar a aula online ou então para o estudante que teve problemas de conexão. Quando você utiliza diversos recursos eletrônicos, personaliza o material das aulas, cria fóruns e chats com finalidades específicas, os alunos se dedicam mais do que se estivessem na sala de aula presencial. Com aulas remotas, os alunos têm a oportunidade de esclarecer suas dúvidas com professores especialistas na área. Para estudar em ambientes virtuais, o aluno precisa se dedicar mais e ter autodisciplina. Além das atividades síncronas, nossos planos também incluem atividades assíncronas para fixar o aprendizado. Utilizamos diversas ferramentas para realizar essas tarefas. Como são assíncronas, é o aluno quem determina o ritmo e o volume do aprendizado. Ele tem a possibilidade de acessar quando e onde tem disponibilidade, pois já participou da aula remota”, destacou a Pró-Reitora Acadêmica da UCB, prof. ª Dr. ª Regina Helena Giannotti.

A Pró-Reitora ressaltou ainda que, a experiência tem se mostrado muito positiva e tem surpreendido positivamente tanto os estudantes quanto os professores.  “Em alguns cursos o uso desses recursos foi tão apreciado que até o Centro Acadêmico de um de nossos cursos de graduação a incorporou em sua rotina de atividades. Vale dizer também que quando o professor utiliza os recursos tecnológicos, ele assume o papel de facilitador e deixa de ser o centro da atenção. Essa experiência só ocorre quando os professores se desafiam e encaram esses recursos. Os desafios não param por aqui. Ao mesmo tempo em que os professores se reinventam com os recursos tecnológicos, os alunos ainda precisam compreender as diferenças entre as propostas dos cursos e atividades em EAD. A saída ainda é pesquisar e obter informações bem detalhadas sobre as propostas”, lembrou a professora Regina.

Já para a gerente de Capital Humano da Universidade Católica de Brasília, Ahnizeret Karini Pinto de Sena Ribeiro, os cenários de crise podem ser incentivadores à criatividade e adaptação de novos modelos de trabalho. “Buscar alternativas para manutenção do funcionamento sustentável da organização em equilíbrio com o cuidado com os colaboradores na adoção de medidas de saúde e segurança é prioridade nesse momento. O home office, por exemplo, é uma alternativa para a manutenção dos serviços essenciais e proteção do colaborador, se pensarmos na exposição que ele teria, caso continuasse sua rotina de uso do transporte público ou mesmo dividindo o ambiente de trabalho, com outros colegas gerando possíveis aglomerações o que não é recomendado nesse momento”, disse.

Ainda segundo a gestora do Capital humano, para apoiar esse modelo de teletrabalho, a Universidade tem disponíveis recursos on-line para registro de jornada; tecnologia para acesso remoto as estações de trabalho, em parceria com a coordenação de tecnologia da informação, inclusive com recursos de telefonia; adaptação de planilhas de controle de demandas para programação das atividades e entregas das produções em home office, como auxílio aos líderes na gestão de seus times; disponibilização guias de home office para apoio aos colaboradores e líderes nesse período de adaptação ao modelo de trabalho em casa.

“Entendemos que o papel das lideranças é de extrema importância para o sucesso desse modelo, apoiando e orientando seus liderados nas dificuldades que surgirem, além de atuarem na promoção de integração e proximidade dos times, que mesmo em distância física podem e devem estar mais próximos que nunca em propósitos. Para isso o time do Capital Humano (Composta por DP, T&D, R&S, SEMST e Brigada), está disponível para apoio as lideranças compreendendo e facilitando as atividades dentro das viabilidades legais e humanas”, frisou Ahnizeret Karini.

10 dicas para o home office

1. Com a necessidade de uma adaptação rápida, os empregadores devem ficar atentos à estrutura tecnológica que a empresa oferece ao funcionário, seja equipamentos adequados ou até mesmo o acesso à internet no domicílio. É viável para todos realizarem o trabalho de casa? É papel da empresa e dos gestores mapear possíveis dificuldades.
2. Depois, combinar com o time a melhor estratégia para comunicação, pensando em canais que supram todas as necessidades de trabalho. Muitos utilizam Skype, Slack, Zoom, Google Hangouts ou mesmo o WhatsApp para manter o contato. É melhor combinar de acordo com o perfil dos funcionários, evitando a dificuldade de se adaptar a uma tecnologia desconhecida.
3. Se possível, priorizar as videochamadas e videoconferências para reuniões. Sem ver a expressão dos outros, muitos podem confundir a intenção das falas, o que gera ruídos na comunicação e desentendimentos.
4. A liderança deve dar o tom de como será a operação remota, combinando os detalhes e ouvindo os incômodos que surgem com o choque cultural. Um cuidado especial é com a cobrança e com a administração do tempo: estar mais tempo online não significa que a equipe está mais presente ou produtiva. A dica é combinar entregas periódicas, seja no dia, seja na semana, para cada time.
5. Fazer breves reuniões para começar e finalizar o dia pode ser útil para a equipe ficar atualizada do contexto geral e tirar a sensação de isolamento. A medida também ajuda como aviso para marcar o fim do expediente, mostrando que não será cobrada uma resposta por mensagem ou e-mail do funcionário após certo horário.
6. Uma dica mais prática: manter a rotina normal. Mesmo em casa, é importante tirar o pijama e se arrumar como se fosse para o escritório. Claro, não precisa colocar terno e gravata ou jeans e tênis, mas é bom estar arrumado para o dia e para uma eventual videoconferência. A prática também ajuda a manter a confiança e evita a preguiça.
7. Não esqueça de cuidar da qualidade de vida: reserve momentos na agenda para levantar da mesa, caminhar pela casa, se alimentar e beber água. O ambiente sem interrupções facilita na concentração, então é necessário se atentar ao tempo de parada, que pode acabar negligenciado.
8. Uma dica de autoconhecimento: saiba qual é seu pico de produtividade e qual é a melhor dinâmica de trabalho. Algumas pessoas são mais produtivas de manhã e quando interagem com colegas. Outros preferem a tarde, ouvindo música e sem falar com ninguém. A flexibilidade do home office permite que o profissional entenda como é seu ideal de trabalho.
9. Para manter a humanidade do processo, também é recomendado ter atitudes um pouco mais informais para compartilhar experiências, como mandar foto da mesa de trabalho, foto do horário de almoço, fazer reuniões por vídeo no jardim de casa ou até mesmo combinar um happy hour online. O líder tem um papel importante aqui, mostrando iniciativas positivas que os colaboradores podem copiar.
10. A dica final é paciência e empatia: qualquer processo de mudança no trabalho exige um tempo para adaptação e terá desafios inesperados. No caso atual, preocupações com a saúde e o cenário incerto prejudicam a todos. Assim, é importante manter um canal aberto para comunicar e sanar dúvidas sobre medidas que passem segurança aos funcionários sobre a evolução da pandemia, o modelo de trabalho remoto, as expectativas de produtividade e eventuais conflitos.